働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響などもあり、業務効率化やコスト削減のため様々な業務の自動化やアウトソースを実施、または検討されている企業も増えているかと思います。
弊社でも業務効率化の一環として、昨年からディップ社の「HRコボットfor応募対応」という採用ツールを導入しました。このツールは【24時間いつでも】自動で応募があった際の対応や面接日の調整を行ってくれるサービスです。手順も簡単で、応募者に対して自動で送付されるSMSとメールからWEB上で面接希望日を選択してもらい、担当者は管理画面から面接日を選択するだけで面接設定が完了します。スキルチェック等の事前の質問や、持ち物についてのアナウンスなど設定次第で色々なカスタマイズが可能で、より条件にマッチした方から応募を受けることができたり、事前の定型的なやり取りの手間を省けたりといったメリットがあります。
これまで弊社では、基本的には社員が電話で応募対応を行っていましたが、コボットは夜間などの営業時間外も含め自動で面接設定や面接前日のリマインドメールを行ってくれるため、他の業務に時間を使うことができるようになりました。また、様々な広告媒体を使用すると媒体別の専用ページで個別に応募者管理を行う必要があるため応募確認にも手間がかかっていましたが、コボットの導入によって媒体に関係なく一元管理が出来るようになりました。土日など営業日以外の一次対応もスピーディーに行えるため、応募者との接続率も大きく向上しています。ネットの手軽さもあいまって、一部では予約直前のキャンセルや、無断で来社せずといったこともありますが、トータルで考えるとメリットの方が非常に大きいと感じます。
このようなツールは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と言って、従来は人の手で行っていた定型業務をロボットが代わりに自動処理してくれる仕組みです。ロボットや自動化というと、何となく遠い世界の話のように感じるかもしれませんが、実は手軽に取り入れられるサービスも増えてきており、弊社のような中小企業にこそ真価を発揮するとも言われています。
RPAがここ数年注目を集めるようになった背景として、企業の人材不足や働き方改革の推進による残業規制等、これまで以上に生産性の向上が求められるようになったことが影響しています。そうした状況の中でRPAツールの導入によって得られるメリットは大きく3つあり、①人材不足や残業抑制への対策、②定型業務を素早く正確に行えること、③付加価値の高い業務に集中出来ることが挙げられます。特に中小企業では人材不足の問題が深刻なこともあり、限られた人数の中で、より生産性を高められるという点で高い効果が期待できます。
今回弊社で導入したものは、採用活動のための支援ツールですが、他にも様々な分野で活用できるツールやサービスが数多く出てきています。もしも繰り返しの単純作業や定型業務に大きく時間を取られ過ぎて、コア業務に手が回らない、残業の抑制がなかなか進まないなどのお悩みがありましたら、ぜひRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。（太田圭紀）
